唐突ですが、私は片付けるのが苦手です。そして、いわゆる「ながら族」です。
ですが、仕事上ではマルチタスクが割と得意です。
最近知ったのですが、片付けるのが苦手な人は優先度をつけるのが苦手なので、マルチタスクは得意ではないそうなのです。
意外…。
まあ、それは兎も角、片付けられない人には
・優先度がつけられない
・衝動に負けると、前にやっていたことを放置してしまう
（洗濯を干してる最中に宅急便で本が届くと、その本を読みいってしまい、気がつくと夕方で干せない等）
という特長があるそうです。
改めて考えてみると、私の仕事の方法は、この「衝動に負けやすい」のを味方につけていることに気がついたので、片付けるのが苦手ってことで、最近流行の診断で「私はきっと社会人に向いてないんだ」と逆に悩んでる人の参考になるかも…と思ったので、公開してみます。

まず、最大の武器は「システム手帳（１日見開き）＋ラインページ」です。
私はフランクリン・プランナーを使っていますが、見開きだと左ページがタスク一覧（優先度記入欄つき）と一日のタイムライン、そして右ページがフリーページです。
でも、これだと足りない場合もあるので、ラインページを別購入してそこに追加して、一日の自由ページが3ページになるようにします。
そして、これも大事なのですが、職場についたらすぐ開く。定位置は、自分とPCの間。
PC画面＋キーボード（私の場合はノートPCなので一体化）・手帳・自分です。

課題１：優先度をどうつけるか

緊急性が高いものがあれば、そこからやるのはあたり前として、みんな同じくらいの緊急性の場合。
この時に「あれもこれも」と思っているとそこから先進まないので、ここは決め打ちです。
オススメは、順に
・衝動的に、「これからやりたい！」と思えるもの
・一番ノリがよく始められそうなもの　（あとの仕事に勢いがつく）
・かかる時間が一番小さいもの
です。全てが同じくらいの優先度なら、衝動的に「これから」と思うなら、それが一番優先度高くて良いと思います。
どれも「あんまり楽しくなさそう」なら、「勢いがつけられそう」なものを。それもないなら、「時間がかからないもの」から　やれば良いと思います。なぜなら、「時間がかからないもの」＝「直ぐ終わることで達成感を早く感じられて勢いがつく」　からです。それでも全部同じなら、直感で選んでください（笑）。

ここで、大事なのは優先度が決まったら、システム手帳のタスクリストにしっかり優先度と一緒に書き込むことです。（可視化）
それと、スケジュールにも書き込みます。

課題２：スケジューリング

スケジュールの決め方です。
たとえば、今日やることが３つあったとします。ここでは仮に、優先度をタスクA＞タスクB>タスクCとし、それぞれが1時間ずつの作業だとします。
手帳のスケジュールの空いている箇所に、A、B,Cのそれぞれに30分ずつ追加して書き込みます。（この30分は邪魔が入った場合の余裕なので、30分で終わりそうな仕事だったとしても30分追加します）

たとえば、10:00～11:30　A　　11:30～12:00　空白　　13:00～14:30　B　　14:30～15:00　空白　15:00～16:30　C　…
という具合です。
一つ一つに30分の余裕の他に、後ろに30分の空白を入れています。これはたとえば、Aが11:00に終わった場合、11:00～12:00までが1時間の「空き」になります。13:00～14:30 B 14:30～16:00 C とはしないほうがいいです。理由はあとで書きます。

課題３：衝動を味方に変える

片付けられない人は、衝動に負けると書きました。何かをやってる最中に横やりが入ると、そっちに興味を奪われてしまうのです。
Aをやっている最中に、Aに関連する「D」のことを思い出し、そっちが気になり始めるということもありがちです。
片付けが得意な人は、簡単にそれを「あとまわし」に出来ます。でも、できないので、ここで手帳の出番です。
手帳の自由ページに思いついたことを記入するのです。走り書きでいいです。自分が解ればいいのですから。
Aをやっている最中に、BやCについて聞かれたら即答できるものは即答し、その上で内容を手帳の自由ページに記入します。即答出来ない物は、「今手が離せないので、後でもいいですか？」と聞いて、これまた自由ページのところに、「B：～について、○○さんから質問あり」とだけ書いて、Aの業務に戻ります。
更に、Aをやっている最中に、何かのやりとりで腹が立ったたことや、気がついたことも全部手帳に書きます。「A:～については、△△さんにメール済」とか「A:～については、XXさんに聞いてもわからないとのこと」とか。「A:今回も、～について同じミス、いい加減にしてほしい」とか（笑）。　Aをやってる最中に「D」のことを思い出したら、それも書きます。
兎に角、Aをやっている最中に起きた「衝動」は全て「文字にして」そっちに関わりたい衝動を抑えます。それと同時に、ここで書き込んだ内容が、あとの仕事のベースになります。

課題４：新たな予定を立てるには

仕事をしていると、当然、新しい打ち合わせの予定が入ってきたり、自分から立てたりすることがあります。
既に予定が入ってるところには入れないのはあたり前ですが、自分で決められる場合はですが、私は午前中は出社して1時間と、昼休み明け1時間は出来る限り打ち合わせは入れないようにしています。
理由は、出社後すぐはメールを読んだり、他の人からの問い合わせに対応する必要があったり、今日の優先度付けやスケジューリングに時間がかかるのと、その打ち合わせの準備に最低でも30分かかると思うからです。
昼休み明け直ぐも同様で、昼休み明けは問い合わせが来る確率が高いですし、やはり準備に30分はかけたいので可能なら14時からに設定しています。

そうそう、打ち合わせにかかる時間も、「だいたい1時間くらい」と思っても、スケジュールに書くときは14:00～15:30のように余裕をいれて書いておきます。
スケジュールは決まったら、マンスリースケジュールやウイークリースケジュール、会社で使っているグループウエアのスケジュールに入れるのは勿論ですが、必ず、その該当日の見開きページに入れておきます。ついでに、その予定に関することで自分が思いついたことがあれば、該当日の自由ページにその思いつきを書き込んでおきます。
勿論、該当する予定の日だけでなく、その日のフリーページにもです。

たとえば、今日（1月10日）に1月20日の予定が決まったのなら、1月20日の予定のところに書き込むのは勿論、1月10日の自由ページには、○○が1月20日の14:00からに決定というように書き込みます。

課題５：業務Aが終わったら

業務Aが終わったら、予定に書き込んだ「A」（10:00～11:30）の横に、実際にかかったところまでの↓を引いておきます。
イメージとしてはこんな感じ。

10:00 業務A　　　　　業務A
10:30 　　↓　　　　　　 ↓
11:00　 ↓
11:30
12:00

こうすることで、実際にかかった時間がわかり、今後の見積もりが正確になります。業務Aの間に他の事（問い合わせ回答など）もやっていて1時間なら、余裕をもっても1時間で充分ということになりますし、順調にいって1時間だったのなら、次回も念のため30分の余裕を持ってやればいいことになります。

課題６：空白の予定を活かす

業務Aが終わった時点で1時間の空きができました。ここの空白はどうするかですが。
業務Bの緊急の問い合わせが業務Aの間にあったのなら、13:00からの予定を繰り上げるのも可能です。
また、急ぎではないけど、やりたくて仕方の無い状況ならやってしまいます。
特に急ぎの問い合わせはなかったしということであれば、ここで一回休憩します。
頭を切り換えたら、業務Aをやってる間に書き込んだ内容を見直して、そこから新たにやるべきことやタスク化すべきことを抽出します。見直しているうちに、「そうだ、あれもこれもそれも…」と思いつくので、思いついたものは、全部自由ページに書き込んでいきます。
基本、

ようにします。次々といろんなことが思い浮かんでは消えていく脳内に、何かをずっと思いとどめておくのは無理な話ですから、大事なことは、すべて、書き込むべきだと思っています。

業務Aの最中に書いた愚痴については、二度とその愚痴をはかないで済むようにどうしたら良いかを考えます。これが、自分の仕事の質を高めたり、仕事を楽しくしたり、改善する大事なヒントになるのです。

私は、この「気が散る」性質があるからこそ、色々なアイディアが出やすいのだと思っています。
あとは、課題１～課題６に書いた内容を繰り返すだけです。

おまけ

集中力を保つために、私はイヤホンも味方にしています。これは職場がどれだけ寛容かによりますが、音楽を聴ける環境にあるのなら、モチベーションをあげる曲を聴くことで、あまりワクワクしない仕事でもワクワクした気持ちでこなせますし、何よりどうでもいい他人の会話が耳から入ってきて意識を中断させることが防げます。イヤホンが駄目な場合は、耳栓を利用するのも手だと思います。
そして、もう一つ。アイディアをまとめたり、今日の予定が一つ終わった利する度に、終わったところには「レ」でチェックするのではなく、「OK」と書いたハート型のスタンプを押してます。手書きで「○」でもいいんですが、「レ」よりも「○」のほうが、やっぱりモチベーションがあがるんですよね。○がいっぱいあると、「今日はこんなにいっぱいできたんだ」と自信になるのでオススメです。

 

どうでしょうか。やってるときは、さほどマルチタスクをこなしてるようには感じないですが、周りからは並行してやっているように見えます。また、私の場合、同じ優先度・当日〆切り・同時管理する仕事が二、三重なることも多いのですが、それも「仕事」を細かくタスク化して上の手順にあてはめると、結構こなせます。